strategi terbaik untuk menghindarinya

Mengelola penggajian adalah tugas yang sulit: satu slip gaji yang salah hal ini dapat menimbulkan masalah baik bagi karyawan maupun perusahaan. Bahkan kesalahan perhitungan kecil atau informasi yang salah dimasukkan dapat menimbulkan konsekuensi yang signifikan.

Slip gaji yang tidak akurat dapat menimbulkan perselisihan, sanksi dan kerugian ekonomi. Inilah sebabnya mengapa penting untuk memiliki prosedur yang andal dan sistem pengendalian yang efektif.

Tapi apa itu sanksi yang mungkin ditemui perusahaan, kesalahan apa yang paling sering terjadi dan bagaimana cara melakukan intervensi yang benar jika terjadi koreksi?

Karena gaji yang buruk menjadi masalah bagi perusahaan dan karyawan

Kesalahan pada slip gaji tidak pernah merupakan detail teknis yang sederhana dan dapat terjadi akibat ekonomi, hukum dan reputasi baik bagi perusahaan maupun pekerja.

Bagi karyawan, slip gaji yang salah berarti menerima kompensasi yang salah, tetapi juga pembayaran pajak yang salah atau informasi jaminan sosial yang salah.

Per perusahaanDi sisi lain, kesalahan dapat menimbulkan perselisihan, sanksi, dan kerusakan citra internal. Aspek lain yang tidak boleh dianggap remeh adalah peraturan ketenagakerjaan yang ketat dan memberikan sanksi finansial bagi pekerja pemberi kerja, yang pada akhirnya dianggap bertanggung jawabmeskipun kesalahan dalam penyusunan atau penghitungan slip gaji dilakukan oleh konsultan luar.

Sanksi apa yang berisiko bagi perusahaan atas kesalahan slip gaji

Dan ‘Pemrosesan slip gaji kesalahan dapat menimbulkan konsekuensi yang signifikan bagi perusahaan. Slip gaji yang tidak tepat dapat mengakibatkan sanksi administratif dari Pengawasan Ketenagakerjaan. Ini bisa bervariasi berdasarkan tingkat keparahannya dan frekuensi kesalahan. Misalnya, kesalahan kecil dalam menghitung jam kerja atau upah dapat mengakibatkan denda sebesar 150 hingga 1.500 euro. Kesalahan yang lebih serius atau sistematis dapat mengakibatkan denda yang jauh lebih tinggi, yang berdampak langsung pada likuiditas perusahaan.

Secara khusus:

• atas kegagalan atau kesalahan pengiriman slip gajisanksi yang diharapkan berkisar antara 150 hingga 900 euro untuk setiap pekerja. Sanksi ini berlaku untuk setiap bulan di mana kewajiban tidak dipenuhi dan denda meningkat dari 600 menjadi 3.600 euro jika pelanggaran merujuk pada lebih dari 5 pekerja atau jangka waktu lebih dari 6 bulan. Dari 1.200 hingga 7.200 euro jika pelanggaran merujuk pada lebih dari 10 pekerja atau jangka waktu lebih dari 12 bulan;
• karena kegagalan atau kesalahan penyimpanan slip gajisanksi diperkirakan dari 150 hingga 900 euro untuk setiap pekerja. Faktanya, undang-undang mengatur kewajiban bagi pemberi kerja untuk menyimpan, untuk jangka waktu tertentu, contoh slip gaji untuk setiap cek;
• atas ketidaksesuaian antara slip gaji dan pembayaran iuransebuah laporan dikirimkan ke INPS dan INAIL, dengan pemulihan iuran yang harus dibayar dan sanksi tambahan. Perusahaan wajib membayar seluruh jumlah iuran yang dihilangkan (atau dihindari) dan dikenakan sanksi perdata (keterlambatan pembayaran bunga) atas kelalaian iuran, yang bervariasi tergantung pada tingkat keparahannya. Misalnya, jika kelalaian tersebut bertujuan untuk tidak membayar iuran dengan melaporkan data yang tidak benar (seperti ketika jam kerja dinyatakan lebih rendah dari yang sebenarnya), maka besaran sanksinya harus sebesar dari 30% hingga 60% iuran yang belum dibayar, dan dapat mencapai a maksimum 10.000 euro;
• kesalahan perpajakan (misalnya IRPEF atau pemotongan yang salah) membuat Anda menghadapi risiko denda pajak dan kewajiban untuk memperbaikinya. Sanksi pokok bagi yang tidak membayar adalah 30% dari jumlah yang belum dibayardapat direduksi jika terjadi pertobatan aktif.

Terakhir, harus diingat bahwa ketidaksesuaian antara jumlah yang harus dibayar dan jumlah yang dibayarkan atau ketidakwajaran yang menimbulkan utang kepada Lembaga (tunggak iuran) ditambah denda, termasuk DURC beresiko (Dokumen Keteraturan Kontribusi Tunggal) dari perusahaan.

Kesalahan Penggajian Umum

Slip gaji, justru karena sifatnya yang multifaktorial dan banyaknya variabel (peraturan, per jam, personal) yang berperan, menjadikan slip gaji sebagai lahan subur bagi kesalahan.

Kesalahan terkait kehadiran

Di antara kesalahan yang paling sering terjadi adalah yang terkait dengan manajemen kehadiran dan jam kerjayang:

• penghitungan jam lembur atau shift malam yang salah;
• kelalaian jam sakit atau jam melahirkan;
• penerapan kesepakatan bersama yang salah.

Kesalahan dalam pencatatan kehadiran dapat dengan mudah mengakibatkan pembayaran yang salah dan iuran yang salah dibayarkan.

Kesalahan terkait hari libur dan izin

Yang sama umum adalah kesalahan mengenai hari libur, ROL dan cuti yang tidak digunakan. Mungkin saja terjadi:

• sisa hari libur tidak dipindahkan dengan benar dari satu bulan ke bulan berikutnya;
• izin dihitung dua kali atau tidak dipotong sama sekali;
• dihitung dengan nilai per jam yang salah.

Kesalahan tersebut berdampak langsung pada jumlah jam kerja dan biaya perusahaan, serta menimbulkan permasalahan dalam penyelesaian akhir atau pesangon.

Kesalahan klasifikasi kontrak dan item yang diperbaiki

Kesalahan ini terkait dengan data dasar hubungan kerja dan sering kali menetap jika tidak diperbaiki. Diantaranya adalah:

• klasifikasi dengan tingkat gaji yang lebih rendah dari yang diperkirakan oleh tugas-tugas yang sebenarnya dilakukan memerlukan gaji pokok yang lebih rendah dari yang diperlukan.
• kenaikan yang harus dibayar setelah beberapa tahun masa kerja tertentu tetapi tidak diterapkan atau dihitung secara tidak benar.
• kegagalan untuk menyesuaikan gaji pokok setelah pembaruan Perjanjian Kerja Bersama Nasional (CCNL).

Kesalahan pajak dan kontribusi

Karena majikannya adalah agen pemotongan pajakkesalahan-kesalahan yang dalam hal ini berpengaruh langsung terhadap penghasilan bersih dan kedudukan pajak pegawai adalah:

• kegagalan atau kesalahan penerapan pengurangan pajak;
• kesalahan perhitungan IRPEF dan pajak tambahan;
• kegagalan untuk memasukkan pengobatan integratif (ex bonus Renzi);
• perbedaan besaran iuran kena pajak;
• kelalaian atau pembayaran iuran yang salah.

Slip gaji yang salah: konsekuensi dengan Inspektorat Ketenagakerjaan

Ketika timbul keraguan mengenai keakuratan slip gaji atau karyawan melaporkannya slip gaji yang salahotoritas yang melakukan intervensi untuk mengklarifikasi adalah Inspektorat Ketenagakerjaan Nasional (INL).

Intervensi Inspektorat mempunyai tujuan utama memeriksa kesesuaian slip gaji dengan Perjanjian Kerja Bersama Nasional (CCNL) yang berlaku dan peraturan perundang-undangan umum. Jika setelah audit dipastikan terjadi kesalahan sistematis, otomatis perusahaan akan terkena akibat hukum dan finansial yang sangat serius, mulai dari peringatan awalyang tidak hanya mengesahkan adanya utang, namun mengharuskan perusahaan untuk membayarsegera menyamakan semua jumlah tidak dibayarkan kepada karyawan, termasuk selisih gaji, tunggakan dan, terkadang, bunga.

Selain pengembalian uang bagi pekerja, perusahaan juga terkena dampaknya sanksi administratif karena telah melanggar kewajiban hukum sehubungan dengan pemeliharaan dokumen dan pembayaran gaji yang benar.

Dan yang terakhir, ditemukannya kesalahan slip gaji oleh INL otomatis memicu reaksi berantai, badan jaminan sosial dan pajak (seperti INPS dan Badan Pendapatan) disiagakan dan perusahaan dikenakan pemeriksaan biaya tambahan atas keteraturan iuran dan pembayaran pajak (IRPEF), yang menyebabkan seseorang terkena denda yang lebih besar dan berpotensi lebih tinggi.

Di kasus yang lebih seriusterutama bila kesalahan tersebut bukan merupakan suatu kebetulan melainkan berupa kelalaian dalam memberikan iuran (misalnya, pemberi kerja tidak membayar iuran INPS meskipun telah dipotong dari gaji karyawan), pelanggaran tersebut dapat melampaui lingkup administratif dan menimbulkan hukuman. pertanggungjawaban pidana.

Bagaimana dan kapan memperbaiki slip gaji yang salah

Apabila ditemukan slip gaji yang tidak benar maka pembetulan harus segera dilakukan bulan depanmelalui slip gaji penyesuaian atau perbaikan.

Perusahaan atau Konsultan Ketenagakerjaan menghitung ulang jumlah pastinya jatuh tempo untuk bulan atau bulan sebelumnya di mana kesalahan itu terjadi. Jumlah yang harus dibayar sebagai tunggakan dimasukkan sebagai item positif (untuk kredit pekerja) dalam slip gaji, sehingga menghasilkan item tertentu, misalnya: “Tunggakan Lembur Bulan Sebelumnya” atau “Selisih Gaji Kolektif”.

Seandainya kesalahan menyebabkan penuangan gaji yang lebih tinggi dari yang diharapkan (misalnya pemotongan pajak diterapkan karena kesalahan, jam ketidakhadiran tidak dipotong, atau kesalahan penghitungan bruto), entri tertentu dibuat, misalnya: “Pemotongan karena Kelebihan Penyesuaian Bulan Sebelumnya” atau “Pemulihan Gaji yang Tidak Semestinya”.

Setelah prosedur ini diselesaikan, pemberi kerja (atau konsultan yang menangani manajemen penggajian) harus ingat untuk juga memperbarui pembayaran iuran melalui arus Uniemens Korektif.

Untuk menghindari perselisihan, ya praktik yang baik untuk berkomunikasi dengan pekerja kesalahan dan metode perbaikan yang digunakan. Transparansi, dalam hal ini, menghindari ketegangan yang tidak perlu dan menunjukkan itikad baik administratif.

Dengan perangkat lunak manajemen perusahaan serba gunadatang Faktorialsemua ini menjadi lebih sederhana: Anda dapat mengumpulkan dan memusatkan semua data yang diperlukan, secara otomatis berbagi informasi dengan Konsultan Ketenagakerjaan Anda dan menghasilkan slip gaji korektif hanya dalam beberapa klik, menjadikan manajemen penggajian menjadi sederhana, cepat, dan bebas kesalahan.

👉 Mintalah satu demo gratis dan temukan semua fitur dan keunggulan yang dapat dihadirkan perangkat lunak seperti Factorial ke perusahaan Anda.

Pertanyaan yang sering diajukan mengenai slip gaji yang salah

Mengapa slip gaji yang buruk menjadi masalah?

Karena dapat menimbulkan akibat pajak, jaminan sosial dan hukum, serta membahayakan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.

Berapa kerugian yang diakibatkan oleh kesalahan slip gaji bagi pemberi kerja?

Biayanya bervariasi: dapat berkisar dari beberapa ratus euro jika terjadi kesalahan tunggal hingga beberapa ribu jika melibatkan banyak karyawan atau melibatkan sanksi dari INPS atau Inspektorat.

Apa akibat kesalahan slip gaji pada Inspektorat Ketenagakerjaan?

Perusahaan bisa saja mendapat teguran, harus membayar tunggakan, dan dikenakan sanksi administratif. Dalam kasus yang berulang, penyelidikan yang lebih luas terhadap manajemen personalia mungkin perlu dilakukan.

Bagaimana cara menghindari kesalahan dalam slip gaji?

Strategi terbaik mencakup penggunaan perangkat lunak yang diperbarui dan bersertifikat serta komunikasi yang konstan antara kantor SDM, konsultan ketenagakerjaan, dan administrasi. Selain itu, disarankan untuk melakukan pemeriksaan berkala terhadap slip gaji sebelum dikirimkan kepada karyawan dan untuk melatih staf administrasi mengenai perubahan kontrak dan fiskal.