panduan pasti untuk perusahaan dan tim

SAYA hubungan kerja mereka adalah alat mendasar untuk memantau, mendokumentasikan, dan mengoptimalkan aktivitas yang dilakukan oleh karyawan, teknisi, dan kolaborator. Seringkali diremehkan atau tidak diketahui, mereka malah mewakili a pilar organisasi perusahaan, karena memungkinkan Anda melacak waktu yang dihabiskan, tugas yang dilakukan, dan masalah apa pun yang dihadapi selama bekerja.

Jadi mari kita pahami lebih baik apa potensi merekaberbagai jenis yang ada dan mengapa digitalisasi saat ini layak dilakukan untuk meningkatkan produktivitas dan transparansi dalam tim.

Apa itu hubungan kerja

SAYA hubungan kerja (juga disebut “laporan intervensi” atau “laporan kegiatan”) adalah ringkasan dokumen yang mencatat aktivitas yang dilakukan oleh seorang pekerja atau tim dalam jangka waktu tertentu. Hal ini mungkin berkaitan dengan intervensi teknis, hari kerja, proyek atau perintah khusus dan sudah terbiasa memantau kemajuan kegiatan dan menghitung waktu dan biaya staf. Penggunaannya juga memungkinkan Anda mendokumentasikan kehadiran Anda di pelanggan atau lokasi konstruksi dan membenarkan jam lembur atau perjalanan.

Laporan yang disusun dengan baik memungkinkan Anda memilikinya visi yang jelas dan obyektif tentang pekerjaan yang dilakukanberguna baik untuk manajemen internal maupun untuk pelaporan kepada pelanggan.

Jenis hubungan kerja

Walaupun konsep dasarnya tunggal, yaitu mendokumentasikan pekerjaan yang dilakukan, ada yang berbeda-beda jenis hubungan kerjamasing-masing dioptimalkan untuk konteks operasional tertentu. Ini adalah:

• laporan intervensi teknis;
• laporan harian;
• laporan mingguan atau bulanan.

Mari kita lihat secara detail.

Laporan intervensi teknis (atau bantuan).

sakit laporan intervensi teknis ini adalah model yang paling luas, khususnya di sektor bantuan, pemeliharaan dan industri. Fungsi utamanya adalah untuk mendokumentasikan secara komprehensif layanan atau perbaikan yang dilakukan langsung di lokasi pelanggan atau pada sistem tertentu.

Dokumen ini harus teliti karena beberapa alasan: tidak hanya mengesahkan kinerja, tetapi juga menjelaskan sifatnya. Laporan teknis yang disusun dengan baik meliputi: data identifikasi pelanggan dan perusahaan, tempat dan tanggal pasti intervensi, a penjelasan rinci mengenai kegiatan yang dilakukandaftar bahan atau suku cadang yang digunakan dan, pada dasarnya, perhitungan jam yang dihabiskan. Validasi layanan dijamin oleh tegas teknisi pelaksana dan pelanggan, menjadikannya dokumen penting baik untuk menjamin pekerjaan yang dilakukan maupun sebagai dasar penting untuk menerbitkan faktur.

Laporan pekerjaan harian

sakit laporan kerja harian ini adalah sekutu ideal untuk mengelola operasi yang memerlukan pemantauan terus-menerus dan kemampuan penelusuran setiap jam. Ini diisi setiap hari, oleh pekerja individu atau manajer tim, dan berfokus pada pelaporan aktivitas yang dilakukan selama delapan jam kerja atau lebih.

Ini adalah alat penting dalam lingkungan dinamis seperti lokasi konstruksiitu logistik atau layanan dari pemeliharaan yang rumitdimana penggunaan sumber daya bervariasi. Laporan harian tidak hanya sebatas menandai tugas, namun melaporkan waktu mulai dan berakhir yang tepat untuk bekerjaistirahat yang diambil dan apa saja anomali atau kecelakaan ditemukan. Kegunaannya terletak pada kemampuannya dalam memberikan a masukan segera aktif produktivitas dan tentang penggunaan jam yang efektif, memungkinkan pengelolaan untuk segera melakukan intervensi jika terjadi penyimpangan dari rencana.

Laporan kerja mingguan atau bulanan

Berbeda dengan dua tipe lainnya yang memerlukan granularitas temporal yang sempit, tipe ini hubungan kerja mingguan/bulanan menawarkan satu ringkasan lebih luas. Dokumen ini mengumpulkan aktivitas dalam jangka waktu yang lebih lama, biasanya seminggu atau sebulan penuh.

Ini sangat cocok untuk peran administrasi, konsultan atau secara umum bagi para profesional yang terlibat di dalamnya proyek jangka panjangdimana kebutuhannya bukanlah pemutakhiran menit demi menit, namun ringkasan periodik mengenai kemajuan tugas dan aktivitas tugas ditugaskan. Memungkinkan Anda mengukur pertunjukan bukan dalam hal jam kerja individual, namun berdasarkan pada penyelesaian tujuan antara, memfasilitasi manajemen proyek dan pelaporan berkala kepada klien.

Perbedaan antara hubungan kecil dan hubungan kerja

Meskipun istilahnya mungkin tampak serupa, hubungan kerja dan hubungan kerja menunjukkan konsep yang sangat berbeda. Itu laporan kerja itu sebenarnya a dokumen operasional dan berfungsi untuk melacak dan melaporkan aktivitas, jam dan hasil. Itu hubungan kerja melainkan merupakan ikatan hukum antara pemberi kerja dan pekerja, yang diatur oleh kontrak dan peraturan yang berlaku.

Perbedaan mendasarnya, singkatnya, adalah rasionya satu alat manajemensedangkan hubungan kerja adalah a lembaga hukum.

Cara menulis laporan kerja yang efektif

Hubungan yang baik haruslah demikian jelas, ringkas dan lengkap. Agar benar-benar bermanfaat, setidaknya harus memuat informasi berikut, yaitu:

• data identifikasi (perusahaan, kolaborator, pelanggan, tempat, tanggal);
• deskripsi kegiatan yang dilakukandengan indikasi masalah yang dihadapi atau solusi yang diambil;
• durasi dan jam kerja (mulai, akhir, jeda);
• bahan atau alat yang digunakanjika relevan;
• tanda tangan pekerja dan/atau pelanggan untuk validasi.

Secara umum, disarankan untuk menggunakan bahasa yang teknis namun dapat dimengerti, menghindari singkatan yang tidak digunakan bersama. Laporan yang ditulis dengan baik tidak hanya menyederhanakan manajemen internal, tetapi juga meningkatkan kredibilitas profesional terhadap klien. Selain itu, dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam a laporan proyekmemberikan dokumentasi rinci mengenai hasil, waktu dan kegiatan yang dilakukan, berguna untuk memantau kemajuan pekerjaan dan berbagi informasi yang jelas dengan semua pihak yang terlibat.

Mengapa lebih baik mendigitalkan laporan kerja

Itu digitalisasi hubungan kerja mewakili salah satu langkah maju utama dalam manajemen bisnis saat ini. Menggunakan perangkat lunak atau aplikasi khusus memungkinkan Anda melakukannya mengurangi kesalahan dan kelupaanberkat formulir yang telah dikompilasi sebelumnya dan berbagi data secara real time antara kantor, teknisi, dan pelanggan.

Ini juga menjamin keamanan yang lebih baik karena memungkinkan Anda melakukannya arsipkan secara otomatis semua laporan di cloud.

Yang terakhir namun tidak kalah pentingnya, adalah menghemat waktu dan sumber dayadibandingkan dengan mengisinya di atas kertas, tanpa pernah mengabaikan pemantauan waktu dan kinerja karyawan. Ada juga platform yang memungkinkan Anda menandatangani laporan kerja secara digital, melampirkan foto, intervensi geolokasi, dan secara otomatis membuat laporan untuk pembuatan faktur.

Alat seperti Faktorialperangkat lunak manajemen bisnis lengkap, menawarkan fitur yang membuat digitalisasi hubungan kerja menjadi lebih efektif:

• Manajemen dokumen digital: pengisian cepat, formulir yang telah ditentukan sebelumnya dan kemungkinan untuk melampirkan foto atau dokumen.
• Tanda tangan digital dan ketertelusuran: setiap intervensi dapat ditandatangani secara digital dan diarsipkan secara otomatis di cloud.
• Geolokasi intervensi: untuk memantau posisi teknisi secara real time dan mengoptimalkan pergerakan.
• Pelaporan otomatis dan analisis KPI: pembuatan laporan yang berguna untuk pembuatan faktur dan pemantauan kinerja karyawan.
• Integrasi dengan HR dan kehadiran: hubungan langsung dengan manajemen personalia dan sumber daya manusia, mengurangi kesalahan dan inefisiensi.

Di saat kapan efisiensi dan ketertelusuran merupakan hal mendasar yang berarti digitalisasi hubungan kerja menyederhanakan birokrasi dan menjadikan organisasi perusahaan lebih kompetitif.

👉 Mintalah satu demo gratis dan temukan semua fitur dan keunggulan yang dapat dihadirkan perangkat lunak seperti Factorial ke perusahaan Anda.

Pertanyaan yang sering diajukan tentang hubungan kerja

Apa yang dimaksud dengan hubungan kerja?

Laporan kerja merupakan dokumen yang mencatat kegiatan yang dilakukan oleh seorang pekerja atau lebih dalam suatu periode tertentu. Mereka digunakan untuk melacak jam kerja, tugas dan hasil yang dicapai.

Informasi apa saja yang harus dimuat dalam laporan ketenagakerjaan?

Laporan harus berisi data identitas, deskripsi kegiatan, waktu mulai dan berakhir, bahan apa pun yang digunakan, pengamatan dan tanda tangan untuk konfirmasi.

Apa perbedaan antara laporan kertas dan digital?

Laporan kertas diisi secara manual dan disimpan dalam format fisik; yang digital diisi melalui aplikasi atau perangkat lunak dan dapat dibagikan, ditandatangani, dan disimpan secara online, menjadikan prosesnya lebih cepat dan aman.

Apakah hubungan kerja mempunyai nilai hukum?

Ya, jika ditandatangani oleh pekerja dan pelanggan, hal tersebut dapat menjadi bukti dokumenter atas aktivitas yang dilakukan, berguna jika terjadi perselisihan atau untuk penagihan layanan.