Bagan fungsi perusahaan: panduan dan contoh

Dalam setiap bisnis, besar atau kecil, penting untuk mengetahui siapa melakukan apa dan bagaimana berbagai fungsi berinteraksi satu sama lain. Di sinilah tepatnya bagan fungsi perusahaanyang mewakili jantung operasional organisasi perusahaan, karena memperjelas kegiatan dan tanggung jawab dari masing-masing daerah. Ini memiliki struktur yang mirip tetapi berbeda dari bagan organisasi, yang menunjukkan struktur hierarki dan tingkat komando. Keduanya merupakan dua alat yang sebenarnya saling melengkapi.

Namun, untuk lebih memahami apa itu perbedaan dan fungsi, kita harus mulai dengan menjelaskan apa itu bagan fungsi perusahaan, mengapa penting dan bagaimana membangun bagan fungsi yang efektif, dengan contoh praktis yang siap digunakan.

Apa itu bagan fungsi bisnis

sakit bagan fungsi perusahaan itu adalah dokumen, sering kali disajikan dalam bentuk tabel atau skema, yang menjelaskan dengan jelas fungsi, tugas dan tanggung jawab setiap peran atau area operasional dalam suatu organisasi.

Ini seperti a peta fungsi perusahaandimana nama atau posisi tidak penting, tapi kegiatan berhubungan dengan berbagai proses. Masing-masing hal ini terkait dengan serangkaian tujuan dan bidang kompetensi yang tepat.

Misalnya, di departemen “administrasi” mungkin terdapat area fungsional: “manajemen rekening pelanggan”, “pembayaran pemasok” dan “persiapan anggaran”.

Mengapa bagan fungsi perusahaan itu penting

Alasan pertama dan terpenting mengapa bagan fungsi sangat diperlukan terletak pada kemampuannya mendefinisikan peran-peran tersebut dengan jelas dan tegas. Ketika setiap karyawan, mulai dari karyawan baru hingga manajer, mengetahui dengan tepat tugas mana yang berada di bawah fungsinya dan kepada siapa dia harus melapor, maka tumpang tindih dan konflik internal dapat dikurangi secara drastis. Ambiguitas mengenai tugas adalah penyebab utama inefisiensi dan pengurangan, dan bagan fungsi memecahkan masalah ini dengan menetapkan tanggung jawab tertentu, menghilangkan kemungkinan tugas dilakukan dua kali atau, lebih buruk lagi, diabaikan.

Organisasi yang terpetakan dengan baik secara langsung akan menghasilkan organisasi yang lebih baik efisiensi operasional. Faktanya, bagan fungsi juga memperjelas datang fungsi-fungsi tersebut saling berinteraksi. Dengan cara ini, setiap unit atau departemen mengetahui keadaannya masing-masing sasarandari sumber daya tersedia dan saling ketergantungan dengan sektor lain. Struktur yang teratur ini memungkinkan proses mengalir secara logis dan cepat, meminimalkan kemacetan dan memastikan keputusan dibuat oleh orang yang tepat, sehingga menghasilkan produktivitas yang unggul.

Ini juga merupakan kendaraan yang kuat transparansi dan kejelasan, baik pada levelnya intern Itu luar. Tidak ada perusahaan yang dapat mencapai pertumbuhan berkelanjutan tanpa rencana organisasi yang solid. Itu membuat pelatihan perusahaan merekrut karyawan baru dengan lebih cepat dan efektif, memberikan mereka kompas untuk segera memahami posisi mereka, garis tanggung jawab dan interaksi dengan fungsi perusahaan lainnya. Lebih jauh lagi, bagi manajemen, kerangka kerja ini menawarkan visi yang jelas untuk kegiatan-kegiatan memeriksamemungkinkan Anda dengan mudah mengidentifikasi kekuatan, area inefisiensi, dan kebutuhan untuk mengerahkan kembali atau melatih sumber daya tertentu.

Skema fungsional yang valid sebenarnya merupakan alat dasar untuk mengalokasikan sumber daya barumengintegrasikan tim yang berbeda dan mendefinisikan ulang rantai komando baru tanpa menimbulkan kekacauan. Ini memungkinkan Anda untuk meningkatkan skala bisnis dengan cara yang terstruktur.

Perbedaan antara bagan fungsi dan bagan organisasi

Sangat umum untuk membingungkan istilah-istilah tersebut functiongram e bagan organisasinamun pada kenyataannya keduanya merupakan dua alat manajemen berbeda yang, meskipun saling melengkapi, beroperasi pada tingkat organisasi perusahaan yang berbeda. Keduanya penting, namun memiliki tujuan tertentu.

Sangat umum untuk membingungkan istilah-istilah tersebut functiongram e bagan organisasinamun pada kenyataannya keduanya merupakan dua alat manajemen berbeda yang, meskipun saling melengkapi, beroperasi pada tingkat organisasi perusahaan yang berbeda. Keduanya penting, namun memiliki tujuan tertentu, seperti:

• hubungan otoritas (tentukan siapa yang memerintahkan siapa);
• pembagian peran antara berbagai departemen (manajemen, produksi, pemasaran, dll.), memberikan visualisasi langsung tentang struktur formal perusahaan.

sakit functiongramsebaliknya, mengalihkan fokus dari manusia ke aktivitas dan di tanggung jawab. Hal ini tidak berkaitan dengan penetapan hierarki, namun dengan merincinya fungsi Hai tugas operasional yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Umumnya disajikan dalam bentuk meja atau diagram fungsional, bagan fungsi menjelaskan:

• tugas apa yang spesifik jatuh pada fungsi tertentu;
• dengan sumber daya apa dan bagaimana fungsi tersebut harus berinteraksi dengan fungsi lainnya.

Intinya, bagan fungsi menjawab pertanyaan operasional: “Siapa yang melakukan apa (dan bagaimana)?” . Utilitas utamanya ada di manajemen proses dan dalam mengoptimalkan efisiensi operasional dengan memastikan bahwa setiap aktivitas yang diperlukan ditugaskan secara unik.

Manfaat bagan fungsi perusahaan yang efektif

Bagan fungsi adalah investasi praktis yang menghasilkan serangkaian keuntungan konkrit dan terukur untuk seluruh organisasi. Jika disusun dengan benar, ini bertindak sebagai katalis untuk efisiensi dan kohesi internal. Faktanya, dampak positif pertama dari bagan fungsi padat adalah diperkenalkannya a kejelasan organisasi total. Setiap fungsi perusahaan dilengkapi dengan tujuan yang tepat e tanggung jawab yang ditentukan tanpa area abu-abu.

Mendefinisikan fungsi juga berarti mendefinisikan interaksi. Bagan fungsi yang terstruktur dengan baik berfungsi sebagai peta alur kerja dan dewa titik kontak isu-isu kritis antar departemen, menjadikannya eksplisit dan dapat diprediksi. Penyebab utama inefisiensi dan gesekan di tempat kerja adalah ambiguitas. Ketika tanggung jawab tumpang tindih atau, lebih buruk lagi, tidak jelas, tanggung jawab tersebut meningkat secara eksponensial kesalahan operasional Hai konflik internal.

Terakhir, kejelasan fungsional menjadi bahan bakarnya Maggiore akuntabilitas (asumsi tanggung jawab). Setiap anggota tim tidak hanya tahu Apa harus dilakukan, tetapi juga apa yang menjadi tanggung jawabnya e bagaimana pekerjaan spesifik Anda memengaruhi Anda pada hasil dan kesuksesan bisnis secara keseluruhan. Rasa tanggung jawab langsung dan kesadaran akan dampak meningkatkan komitmen, kualitas kerja dan rasa memiliki. Tidak mengherankan, bagan fungsi juga dapat memberikan dasar logis dan obyektif bagi evaluasi kinerja. Karena tujuan dan tanggung jawab terkait dengan fungsi dan bukan hanya peran individu, perusahaan dapat mengukur hasil dengan cara yang lebih adil dan terstruktur. Metodologi ini memungkinkan para manajer untuk melakukan penilaian yang lebih tepat, mengidentifikasi kesenjangan keterampilan di tingkat fungsional dan mengarahkan rencana pengembangan dan pelatihan secara lebih efektif.

Bagan fungsi yang jelas adalah dasarnya, tetapi untuk benar-benar mewujudkannya, Anda memerlukan alat yang tepat. Faktorial, perangkat lunak manajemen bisnis lengkapmembantu Anda mengubah bagan, peran, dan tanggung jawab organisasi menjadi proses yang lancar, kolaboratif, dan berorientasi pada hasil.

👉 Mintalah satu demo gratis dan temukan semua fitur dan keunggulan yang dapat dihadirkan perangkat lunak seperti Factorial ke perusahaan Anda.

Digitalkan manajemen bisnis Anda 100% dalam beberapa langkah sederhana dengan Factorial

Minta demo

Contoh bagan fungsi

Berikut adalah contoh sederhana dari bagan fungsi perusahaan untuk UKM (usaha kecil dan menengah):

Harap diperhatikan, ini adalah skema organisasi yang ditunjukkan sebagai contoh dan tidak boleh dianggap “kaku”. Faktanya, bagan fungsi yang bagus berjalan diperbarui setidaknya setahun sekali atau, dalam hal apa pun, setelah setiap perubahan penting dalam organisasi.

Pertanyaan yang sering diajukan mengenai bagan fungsi perusahaan

Apa isi bagan fungsi perusahaan?

Sebuah functiongram berisi daftar fungsi operasional perusahaandengan indikasi tanggung jawab, kegiatan inti, hubungan dan tujuan lintas fungsi dari masing-masing daerah. Hal ini juga dapat mencakup indikator kinerja atau alat pendukung.

Apa perbedaan antara bagan organisasi dan bagan fungsi?

Bagan organisasi menunjukkan struktur hierarki dan baris perintah (siapa merespons siapa), sedangkan bagan fungsi menjelaskan fungsi dan tugas operasional (siapa melakukan apa dan bagaimana mereka berinteraksi dengan daerah lain).

Bagaimana Anda membuat bagan fungsi perusahaan yang efektif?

Berikut langkah-langkah utamanya:

1. peta saya proses bisnis (misalnya produksi, penjualan, administrasi);
2. mengidentifikasi untuk setiap proses fungsi utama Hai bertanggung jawab;
3. tentukan untuk setiap fungsi tugas, tujuan, dan koneksi dengan daerah lain;
4. mengatur semuanya menjadi satu tabel atau diagram yang dapat dibacamemperbaruinya secara berkala.

Apa 3 fungsi bisnis utama?

Di perusahaan mana pun, fungsi fundamental umumnya adalah:

1. fungsi produktif, mengubah sumber daya menjadi barang atau jasa;
2. fungsi komersial, berurusan dengan penjualan, pemasaran dan pelanggan;
3. fungsi administrasi-keuangan, mengelola akuntansi, anggaran dan sumber daya ekonomi.